Digitalisieren und Scannen mit ELOoffice
Das zentrale Thema des Dokumenten Managments

Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist einer der meistgenannten Gründe für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bzw. Digitaler Archvierung in Unternehmen.

Die vor der ELOoffice Einführung herrschenden Probleme sind überwiegend identisch:

• zu wenig Platz für die Aufbewahrung von Papieren, Dokumente, Aktenordnern
• zu lange Suchzeiten nach Papierdokumenten
• zu hohe Kosten für die Ablage von Papierdokumenten
• zu hohe Kosten für Kopien und Duplikate und deren Ablage

Für die eigene Digitalisierung von Papierdokumenten, insbesondere der Tagespost, werden leistungsfähige Scanner benötigt, um später im ELOoffice Archiv qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erhalten. Dies ist besonders wichtig u.a. für die Volltextsuche.

Bei der Archivierung vorhandener Belege und Altakten ist zu prüfen, ob sich die Digitalisierung in Eigenarbeit wirklich lohnt oder ob nicht ein professioneller Scandienstleister hierfür der richtige Partner ist. Dies ist von der Dokumentenmenge abhängig.

Da die Papierbelege im optimalen Fall nach der Digitalisierung überwiegend vernichtet werden sollen, sind hierbei auch die rechtlichen Aspekte zu beachten.

Einige Vorteile von ELOoffice im Überblick:

-   Zeit- und Kostenersparnisse (Suchzeiten sowie Anschaffungskosten für Papier etc. fallen weg)
-   Platzersparnis (Ordneransammlungen und z.B. Aktenschränke entfallen)
-   Gesetzeskonform archivierte Dokumente
-   Alle Mitarbeiter arbeiten mit einem Archiv/genrellen Datensatz


Gerne beraten unsere erfahrenen ELO Consultants Sie zu diesem Thema. Kontakt