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Bereich
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Beschreibung
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ELOoffice Archivansicht
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Die ELOoffice Archivansicht ist die Übersicht über alle archivierten Dokumente. Hier können Sie ganz individuell die gewünschte Archivstruktur erstellen und abbilden, wie Sie sie z.B. aus dem Windows Explorer oder aus Ihrer Papierablage her kennen.
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Scannen mit ELOoffice
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Mit ELOoffice können Sie direkt aus dem ELO heraus Dokumente mit lokalen Scanner einscannen, ohne dass Sie dafür ein externes Programm benötigen.
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ELO TIF- und PDF-Drucker |
Bereits im Standardumfang enthalten sind der ELO TIF- und PDF/A-Druckertreiber.
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Dokumentenstatus
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Jedes Dokument erhält über die Konfiguration der Ablagemaske den Dokumentenstatus freie Bearbeitung, versionskontrolliert oder revisionssicher.
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Versionierung
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Mit dem Status "Versionskontrolle eingeschaltet" wird bei jedem Einchecken eines Dokuments ins Archiv eine neue Version erzeugt.
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Dublettenprüfung
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Bei der Ablage eines Dokuments prüft ELO, ob dieses Dokument bereits im Archiv vorhanden ist. Dabei erstellt es für das Dokument einen s.g. Hashcode, der für jedes Dokument einzigartig ist, und vergleicht es mit den Hashcodes der bereits archivierten Dokumente.
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Referenzen und Links
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Bei der Papierablage werden häufig Kopien erstellt, um ein Dokument in verschiedene Ordner abzulegen. Dies ist mit ELOoffice nicht mehr erforderlich, denn mit der Funktion "Referenz erzeugen" können Dokumente optisch an mehreren Stellen im Archiv abgelegt werden, ohne dass das Dokument tatsächlich mehrfach physisch vorhanden sein muss.
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Index- und Volltextsuche
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Bei der Recherche nach Dokumenten im ELOoffice Archiv stehen Ihnen alle erforderlichen Suchoptionen zur Verfügung, um ein Dokument jederzeit wiederzufinden - unabhängig des Ablageortes.
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Selbsttragendes Archiv
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Über die Export-Funktion kann das gesamte Archiv oder Teile daraus, z.B. eine Projekt-/Kundenakte oder Belege eines bestimmten Zeitraum für den Steuerberater / Betriebsprüfer einfach exportiert werden.
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ELO Scripting
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ELOoffice verfügt über eine Visual Basic Script Schnittstelle, mit der individuelle Erweiterungen und Automatisierungen programmiert werden können.
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ELO Connector
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Sie wollen Ihren Scan- und Ablageprozess beschleunigen? Dafür bietet sich die Connector-Funktionalität an; Sie sorgt dafür, dass die Informationen aus den gescannten Dokumenten einfach ausgelesen und in die Verschlagwortung übernommen werden.
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Haftnotizen und Stempel
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Wichtige Stellen im Dokument farblich hervorheben, stempeln oder eine Haftnotiz aufbringen? Mit ELOoffice müssen Sie auf das vertraute Arbeiten mit Stift, Stempel und Notizzetteln nicht verzichten.
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Funktionsübersicht 
